PIA oder DPIA: Was ist der Unterschied?

Der Cyberraum ist voll mit persönlichen Informationen – von formellen Anfragen, die bei Online-Dienstanbietern eingereicht werden, bis hin zu verschiedenen anderen persönlichen Details, die Nutzer auf verschiedenen Internetplattformen teilen. Solche sensiblen Informationen waren schon immer ein begehrtes Ziel für Cyberkriminelle, und es ist entscheidend, deren Schutz sicherzustellen. Dies erfordert einen umfassenden rechtlichen Ansatz, der eine Privacy Impact Assessment oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung umfasst.

Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung und eine Privacy Impact Assessment?

Um den Hauptunterschied zwischen DPIA und PIA zu verstehen, sollten wir zunächst diese Konzepte klar definieren.

Was ist eine PIA?

Eine Privacy Impact Assessment (PIA) ist ein systematischer Prozess zur Identifizierung und Bewertung potenzieller Datenschutzrisiken, die mit einem bestimmten Projekt, Programm oder System verbunden sind. Das Ziel einer PIA ist es, zu bewerten, wie die Erhebung, Nutzung, Weitergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten die Privatsphäre der betroffenen Personen beeinträchtigen kann und sicherzustellen, dass geeignete Maßnahmen zur Risikominderung getroffen werden.

Was ist eine DPIA?

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) ist eine spezielle Art der Datenschutzbewertung, die sich auf die Risiken und potenziellen Auswirkungen der Verarbeitung personenbezogener Daten konzentriert, insbesondere im Kontext neuer Projekte oder Systeme. Der DPIA-Prozess wird durch Datenschutzvorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben.

Was ist der Unterschied zwischen PIA und DPIA?

Die Privacy Impact Assessment (PIA) ist ein Verfahren zum Schutz der Privatsphäre durch Datenschutz von Anfang an, wenn eine Organisation ein neues Geschäft startet oder erwirbt, einen neuen Prozess implementiert oder ein neues Produkt auf den Markt bringt.

Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig auf die Verarbeitung personenbezogener Daten angewendet wird, um Risiken zu identifizieren und zu mindern. Die DPIA ist Teil der Compliance-Aktivitäten der Europäischen Union (EU) im Rahmen der allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO).

Überprüfen Sie die Hauptunterschiede zwischen DPIA und PIA in der Tabelle unten.

Compliance Aspekte ist eine integrierte GRC-Lösung, die ISMS, DSMS und ein Risikomanagement-Tool in einer einzigen Software vereint. Bei Compliance Aspekte können wir Ihnen ein sofort einsatzbereites Datenschutz-Kit bereitstellen.

Vereinfachen Sie die DPMS-Implementierung mit Compliance Aspekte

Das Datenschutz-Kit von Compliance Aspekte ist eine sofort einsatzbereite Lösung, die die Implementierung von DSMS in Organisationen vereinfacht. Die Lösung ermöglicht eine schnelle und effiziente Verwaltung der Datenschutzsysteme mit vorinstallierten Optionen für PIA-Berichte und vielem mehr.

Mit dem Einsatz des Datenschutz-Kits erhalten Sie:

• Eine vordefinierte typische Organisationsstruktur
• Eine Liste der gemäß DSGVO erforderlichen Verarbeitungsaktivitäten
• Vorgefertigte PIA- und ROPA-Berichte
• Kataloge relevanter Bedrohungen und Kontrollen
• Aufzeichnungen der Verarbeitungsaktivitäten

Was sind die grundlegenden Prinzipien von PIA und DPIA?

Die Grundprinzipien von PIA und DPIA sind ähnlich. Es handelt sich um einen iterativen Zyklus von vier aufeinanderfolgenden Phasen:

• Definition des Kontexts der Verarbeitung personenbezogener Daten;
• Etablierung von Kontrollmechanismen zur Einhaltung der grundlegenden Prinzipien;
• Bewertung der damit verbundenen Datenschutzrisiken;
• Überprüfung des erreichten Datenschutzniveaus.

Wichtige Punkte, die Sie in jeder Phase eines PIA oder DPIA definieren müssen:

• Die beteiligten Parteien (Datenverantwortliche, Verarbeiter und betroffene Personen);
• Die Art und der Umfang der Daten;
• Die Zwecke der Datenverarbeitung;
• Die Einhaltung der Anforderungen der DSGVO und/oder anderer Gesetzgebungen.

Wann ist eine DPIA nach der DSGVO erforderlich?

Die EU-DSGVO verlangt von Unternehmen, vor bestimmten Arten der Datenverarbeitung eine DPIA durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie Risiken minimieren können. Artikel 29 der Leitlinien der EU-Arbeitsgruppe für die DSGVO listet Aktivitäten auf, die eine DPIA erfordern. Einige datenbezogene Ereignisse, die eine DPIA auslösen können:

• Wahrscheinlichkeit hoher Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
• Einführung neuer Datenverarbeitungsprozesse, -systeme oder -technologien.
• Durchführung umfangreicher systematischer Profilierungen mit wesentlichen Auswirkungen.
• Großangelegte Verarbeitung von Informationen über Straftaten oder besondere Kategorien von Daten.
• Systematische Überwachung öffentlich zugänglicher Orte in großem Umfang.

Einige EU-Mitgliedstaaten (und das Vereinigte Königreich) erstellen nationale „Schwarze Listen“ und „Weiße Listen“, um zu leiten, welche Prozesse eine DPIA erfordern und welche nicht. Compliance Aspekte hilft Ihnen, die relevanten Anforderungen in den Ländern zu identifizieren, in denen Sie tätig sind:

• Bewertungen betroffener Personen. Informationen, die verwendet werden, um die Arbeitsleistung, finanzielle Situation, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Verhalten usw. einer Person zu bestimmen.
• Automatisierte Entscheidungsfindung. Automatisierte Entscheidungsprozesse, die rechtliche oder erhebliche Auswirkungen auf eine betroffene Person haben könnten, wie Ausschluss oder Diskriminierung.
• Verarbeitung sensibler Daten. Aktivitäten, die sensible Daten wie politische Meinungen, medizinische Aufzeichnungen, strafrechtliche Verurteilungen usw. verarbeiten.
• Verarbeitung für vulnerable betroffene Personen. Zu den vulnerablen betroffenen Personen zählen Kinder, Migranten, ältere Menschen und Patienten.

Wann ist eine PIA erforderlich?

Die PIA ist eine umfassende Analyse, wie PII (personenbezogene Informationen) gesammelt, gespeichert, geteilt, verwaltet und geschützt werden. Unternehmen müssen PIAs früh in der Projektentwicklung oder im Design starten und sie während des gesamten Lebenszyklus mit der Datenschutz-Folgenabschätzungsvorlage berücksichtigen.

Datenverarbeitungsaktivitäten, die zu einer PIA führen können:

• Umwandlung von papierbasierten Aufzeichnungen in elektronische Systeme.
• Änderungen von anonymen Informationen in nicht-anonyme.
• Neue Implementierung bestehender IT-Systeme (z. B. Anwendung neuer Technologien).
• Wesentliche Zusammenführung von Datenbanken, die sensible Informationen enthalten.
• Neuer öffentlicher Zugang zu Technologien zur Nutzerauthentifizierung (z. B. Passwort, digitales Zertifikat, Biometrie).
• Informationen, die aus kommerziellen oder öffentlichen Quellen stammen.
• Neue Verwendungen von Informationen zwischen Datenverarbeitungsagenturen (z. B. bereichsübergreifende E-Government-Initiativen).
• Änderungen in einem Geschäftsprozess, die zu neuen Verwendungen oder Offenlegungen von Informationen führen.
• Hinzufügung neuer Informationen zur Sammlung.

Was benötigen Unternehmen, um eine PIA oder DPIA durchzuführen?

Um eine PIA oder DPIA effektiv durchzuführen, müssen Unternehmen eine Reihe strukturierter Schritte durchlaufen:

• Informationen sammeln. Beginnen Sie damit, relevante Daten und Details zu den Verarbeitungsaktivitäten zu sammeln.
• Einbindung interner Teams und Spezialisten. Es ist wichtig, mit Teammitgliedern und internen Experten zu diskutieren, die die Feinheiten des Projekts verstehen.
• Verständnis der rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen. Überprüfen Sie die Gesetze und Vorschriften, die für die Datenverarbeitungsaktivitäten gelten.
• Bewertung der Legalität und Notwendigkeit. Überprüfen Sie, ob die Aktivität legal, transparent, notwendig und im Verhältnis zu den Zielen steht.
• Erkennen und Einordnen potenzieller Probleme. Identifizieren Sie etwaige Probleme oder Lücken in der Einhaltung der Vorschriften und bewerten Sie deren Auswirkungen.
• Beratung durch externe Behörden suchen. Konsultieren Sie bei Bedarf externe Experten, einschließlich Regulierungsbehörden.
• Entwickeln von Strategien zur Risikominderung. Schlagen Sie Wege zur Minimierung von Risiken durch technische, vertragliche oder organisatorische Änderungen vor.
• Plan abschließend genehmigen. Erhalten Sie die erforderlichen Genehmigungen für die Ergebnisse und die Pläne zu deren Umsetzung.
• Umsetzung des Minderungsplans. Setzen Sie die vereinbarten Pläne in die Praxis um.
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung. Planen Sie Zeiten für die erneute Überprüfung und Aktualisierung der PIA/DPIA, insbesondere wenn es Änderungen in der Nutzung der Daten gibt.

Diese Schritte dienen als allgemeiner Leitfaden, um Organisationen zu helfen, diese Bewertungen effektiv durchzuführen, und es wird empfohlen, dass Unternehmen in ihrem Ansatz zur Durchführung von PIA und DPIA flexibel bleiben.

Wie bereitet man sich auf eine PIA vor?

Die Vorbereitung auf eine Privacy Impact Assessment (PIA) beinhaltet das Sammeln detaillierter Informationen über Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten.

Zum Beispiel, wenn die U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) eine PIA gemäß dem E-Government Act von 2002 durchführt, werden mehrere wichtige Details erfasst:

• Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Verstehen Sie die Art und die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Zweck der Datenerhebung. Definieren Sie klar, warum die personenbezogenen Daten gesammelt werden und zu welchen spezifischen Zwecken.
• Praktiken der Datenweitergabe. Skizzieren Sie die Methoden, die für die Weitergabe von Daten sowohl innerhalb der Organisation als auch mit externen Parteien verwendet werden.
• Verfahren zur Einwilligung und Benachrichtigung. Beschreiben Sie detailliert, wie Personen über die Datensammlung informiert werden und wie ihre Einwilligung eingeholt wird.
• Maßnahmen zur Datensicherheit. Beschreiben Sie die aktuellen Sicherheitsvorkehrungen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen zu schützen.

Es ist wichtig zu beachten, dass keine einzelne Person alle für eine gründliche PIA benötigten Kenntnisse besitzt. Der Schwerpunkt Ihrer Bewertung bestimmt, wer Teil der Informationsbeschaffung sein sollte. Wenn die Bewertung beispielsweise darauf abzielt, eine komplexe Marketingtechnologieplattform für die Marketingabteilung zu optimieren, wäre ein Marketingmanager am besten geeignet, Einblicke in die Geschäftsziele und Herausforderungen zu geben, die die Plattform adressiert.

Wie bereitet man sich auf eine DPIA vor?

Organisationen, die der DSGVO unterliegen, müssen eine gründliche Sachverhaltsaufklärung durchführen, die, obwohl universell notwendig, je nach dem einzigartigen Kontext jeder Organisation variiert.

Bei der Vorbereitung auf eine DPIA nach der DSGVO ist es wesentlich:

• Verarbeitungsaktivitäten und deren Zwecke detailliert darzulegen. Dies umfasst die Erklärung der Datenverarbeitungsaktionen und ihrer Ziele sowie etwaige berechtigte Interessen beteiligter Dritter Verantwortlicher.
• Die Notwendigkeit der Datenverarbeitung zu bewerten. Beurteilen Sie die Wichtigkeit dieser Aktivitäten in Bezug auf ihre angegebenen Zwecke.
• Risiken für die Privatsphäre von Personen zu identifizieren. Erkennen Sie potenzielle Datenschutzprobleme, die die Rechte und Freiheiten derjenigen beeinträchtigen könnten, deren Daten verarbeitet werden.
• Datenschutzmaßnahmen für hochriskante Daten definieren. Skizzieren Sie die Maßnahmen, die zum Umgang mit Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung von als hochriskant eingestuften Daten unter der DSGVO getroffen werden.
• DSGVO-Konformität nachweisen. Zeigen Sie, wie die Praktiken der Organisation mit der DSGVO übereinstimmen, insbesondere im Schutz der Rechte und Interessen der betroffenen Personen.

Der Prozess der Informationsbeschaffung für eine DPIA unter der DSGVO ähnelt in mehreren Punkten dem einer PIA:

• Kontextbezogene Projektvorschläge oder Kurzbeschreibungen. Diese liefern wichtige geschäftliche Kontextinformationen.
• Identifizierung betroffener Personen. Dies umfasst die Unterscheidung zwischen Kunden und Mitarbeitern.
• Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies könnte von Kontaktdaten bis hin zu Online-Verhaltensweisen reichen.
• Umgang mit sensiblen Daten. Anerkennen Sie besonders sensible Daten, wie genaue Standorte.
• Datenquellen. Ermitteln Sie, woher die Daten stammen, wie bei der Kontoerstellung oder Tracking-Cookies.
• Umfang der Verarbeitungsaktivität. Bestimmen Sie, ob die Verarbeitung lokal, international oder anders erfolgt.
• Beteiligung Dritter. Dokumentieren Sie jegliche Beteiligung von Lieferanten, Geschäftspartnern oder anderen Geschäftsbereichen.
• Relevanz der Datenschutzrichtlinien. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Datenschutzrichtlinien auf die Aktivität.
• Vertragliche Verpflichtungen. Verstehen Sie, was die Verträge der Organisation über die Datenverarbeitungsaktivität aussagen.
• Bestehende Maßnahmen. Beachten Sie, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen bereits vorhanden sind.

Wie kann der Prozess der Verwaltung von PIA und DPIA vereinfacht werden?

Wie können Sie den Prozess der Verwaltung von PIA und DPIA zusammen mit anderen Standards vereinfachen?

Die Compliance Aspekte GRC-Plattform ist eine Lösung, die speziell für die Implementierung mehrerer Datenschutz- und Informationssicherheitsvorschriften entwickelt wurde. Hier sind die Hauptvorteile des Compliance Aspekte-Tools:

• ISMS-Tool und DSMS-Tool auf einer einzigen Plattform
• Co-Pilot basierend auf Azure AI GPT-Technologie.
• Externer Datenschutzbeauftragter (DSB) als Dienstleistung.
• Integration mit Drittsystemen wie GSTOOL, EXCEL, CMDB, Jira, Microsoft, SAP, Software zur Vermögensverwaltung und anderen.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über die Möglichkeiten unserer Compliance-Plattform zu erfahren. Unser Team wird Ihnen gerne die Funktionalitäten und den allgemeinen Betrieb der Plattform erläutern.

Bei Compliance Aspekte bieten wir auch Beratungsdienste zum Datenschutz an, die Folgendes umfassen:

• DSMS als Dienstleistung: Wir helfen Unternehmen, Risiken zu erkennen, Richtlinien zu erstellen und ihre Sicherheit kontinuierlich zu verbessern.
• Datenschutzanalyse: Wir untersuchen Ihre Datenprozesse gründlich, um potenzielle Risiken zu identifizieren.
• Datenschutzimplementierung: Wir erstellen maßgeschneiderte Datenschutzrichtlinien für Ihr Unternehmen und helfen bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter.
• Datenschutzüberwachung: Wir aktualisieren und überprüfen regelmäßig Ihre Datenschutzstrategien, um sie aktuell zu halten.
• Externer Datenschutzbeauftragter: Unsere Experten sind gut mit den neuesten Datenschutzgesetzen vertraut und gewährleisten Ihre Compliance und die Lösung von Compliance-Herausforderungen.
• Support-Hotline: Verfügbar von 9 bis 18 Uhr, hilft unsere Support-Hotline Ihnen, Probleme zur Thema Informationssicherheit und dem Datenschutz schnell zu lösen.