Zurück in die Zukunft: GRC-Software vs. Excel, was besser ist und warum

Das aktuelle Regulierungsumfeld stellt immer größere Ansprüche und überfordert mit Standards, Vorschriften, Neuerungen und vielem mehr. Unternehmen stehen vor ständig wechselnden Vorschriften und Standards, die sie einhalten sollen. Darüber hinaus ist es unabdingbar, sich über alle Änderungen auf dem Laufenden zu halten und alle verfügbaren Daten effizient und effektiv zu verwalten sowie ein umfassendes ISMS, QMS und natürlich die notwendigen Zertifizierungen aufzubauen.

Ein ISMS ist für die meisten Unternehmen heute nichts Neues mehr. Dennoch nutzen viele immer noch Excel, um ihre Compliance-Vorgänge abzuwickeln, weil es verfügbar und vertraut ist. Früher gab es keine Alternativen zu den Tabellenkalkulationen. Heute verfügt diese Option nicht mehr über die nötigen Funktionen, wie z.B. Rückverfolgbarkeit oder einen genauen Prüfpfad für die Inhaltseingabe, und kann oft zu einer chaotischen Ansammlung großer Informationsmengen führen. Im Gegensatz dazu ermöglichen moderne Technologien den Unternehmen, mehr Effektivität im Compliance-Management zu erreichen.

Vergleichen wir Vergangenheit und Zukunft! Wir analysieren nun die Vorteile einer Umstellung von Excel auf eine GRC-Lösung.

Unzulänglichkeiten bei der Verwendung von Excel für die Compliance

Geben Sie zu, dass Excel bequem ist. Es wird als ein kostenloses Programm wahrgenommen, das teilweise leicht zu bedienen ist und mit dem die Nutzerinnen und Nutzer Daten sortieren, filtern usw. können. Aber ist diese Lösung im Jahr 2020 auch smart genug für Ihr Unternehmen?

Excel ist allgegenwärtig und für die meisten Menschen verständlich, während moderne GRC-Lösungen viel mehr zu bieten haben.

Sehen wir uns genauer an, WARUM Excel im Compliance-Bereich der Vergangenheit angehören sollte

#1. Keine Automatisierung – Zu viel manuelle Arbeit

Sie müssen jede einzelne Änderung, jede Aktualisierung, Korrektur oder Neueingabe händisch vornehmen. Tabellenkalkulationen führen den Prozess der Dateneingabe nicht automatisch durch. Wann immer Sie einen Konformitätsnachweis aus allen Kanälen erhalten, sollten Sie diesen händisch eingeben. Auch Berichte werden manuell erstellt, und erst dann können Sie Ihrem Team Ihren Konformitätsstatus mitteilen.

#2. Herausforderungen beim Zugriff mehrerer Benutzerinnen und Benutzer und bei der Datenverwaltung

Die Datenverwaltung in Excel ist für mehrere Benutzerinnen und Benutzer unpraktisch, da es kein eigenes Zugriffsmodell gibt. Wenn mehrere Personen gleichzeitig an dem Tabellenprogramm arbeiten, treten Fehler mit größerer Wahrscheinlichkeit auf und es ist unmöglich, Änderungen nachzuverfolgen.

#3. Keine Möglichkeit der „Echtzeit-Überwachung“

Excel erfordert die Eingabe der Daten durch Menschen, also können Sie Ihren aktuellen Status abgeschlossener Arbeitsschritte nicht in Echtzeit verfolgen. Sie sehen veraltete Momentaufnahmen, die Tage oder Wochen alt sein können. Mit Excel können Sie also nicht sicher wissen, an welche Personen Sie sich wenden müssen.

#4. Hohes Risiko, dass wesentliche Informationen übersehen werden

Bei Excel kann es zu Problemen bei der Einreichung von Nachweisen kommen, da diese in der Regel über mehrere Kanäle eintreffen und dabei übersehen werden können. Außerdem erfordert es einige Zeit, diese zu sortieren und Ihre Tabellenprogramme zu aktualisieren.

#5. Zu viele Fehler

Fast 90% aller Tabellenkalkulationen weisen Fehler auf. Makros sind fehleranfällig. Außerdem kann es passieren, dass Sie den Moment verpassen, in dem ein Makro geändert oder gelöscht wird.

#6. Keine Fehlerverfolgung

Wenn Sie in Ihrem Excel-Dokument einen Fehler finden, können Sie nicht nachvollziehen, wo er aufgetreten ist und wer die falschen Daten eingegeben hat. Tabellenprogramme ändern sich ständig, wenn Sie neue Daten eingeben, Makros erstellen und vieles mehr.

#7. Schlechte Sicherheit

Excel-Tabellen lassen sich problemlos mit Ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen, aber die Sicherheitsmaßnahmen für die Tabellenkalkulationen sind nicht zuverlässig.

Darum ist eine Compliance-Lösung besser als Excel

Compliance-Tools haben sich als transparent, effizient und verlässlich erwiesen und können Sie wesentlich besser in der sich ständig verändernden Welt der Compliance unterstützen. GRC Software arbeiten effizient; sie verringern den Zeit- und Ressourcenverbrauch bei Compliance-Vorgängen.

Die meisten Unternehmen benötigen eine individuelle Lösung, die sich mit den bereits verwendeten Programmen einfach implementieren und reibungslos in ihre bestehende Umgebung integrieren lässt. Eine IT GRC Software Lösung fördert die Automatisierung, indem sie die Dateneingabe reduziert und den Aufwand für das Ausfüllen und Drucken unzähliger Excel-Tabellen beseitigt. Sie sollte zusammenfassende Berichte liefern, effizient sein und alle Prozesse und Aktivitäten zur Compliance-Überwachung in einem einzigen integrierten System vereinen.

Mit einer geeigneten GRC-Lösung sollten Sie keine Sorgen mehr mit der Verwaltung Ihrer regulatorischen Anforderungen haben und erhalten mehr Zeit, sich Gedanken über die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse zu machen.

12 Vorteile bei der Verwendung eines GRC-Tools wie Infopulse SCM

• Ganzheitliche und systematische Herangehensweise zum Aufbau einer effektiven Multi-Standard-Compliance-Strategie, die individuell auf Ihr Unternehmen anwendbar ist.
• Automatisierter Compliance-Workflow – Steigerung der Produktivität und Beseitigung manueller Arbeit und menschlicher Fehler.
• Standardisierte Struktur-, Compliance- und Risikomanagementprozesse mit vielen Möglichkeiten für individuelle Anpassung durch Analyseraster, benutzerdefinierte Felder und Ansichten.
• Schritt-für-Schritt-Anleitung – Webinare, detaillierte Anleitungen und Schulungen zum Start Ihrer Compliance-Reise.
• Effiziente Datenverwaltung – alle Compliance-Aspekte und deren Zusammenfassung, Informationspflege an einem Ort.
• Integrationsmöglichkeiten mit CMDBs, ServiceNow, SAP, Matrix42 SASM und FNT Command – Sie bauen Barrieren ab und bieten Benutzerinnen und Benutzern eine einheitliche Oberfläche für die Verwaltung all Ihrer Compliance-Daten.
• Plattform für die Zusammenarbeit aller an den Compliance-Prozessen beteiligten Parteien, einschließlich einzelner Mitarbeiter, Abteilungen und Führungskräfte.
• Aufgabenmanagement – Planung, Ausführung, Verfolgung und Berichterstattung mit der Möglichkeit, verantwortliche Personen zuzuordnen, Compliance-Aktivitäten zu verfolgen und Fristen zu setzen.
• Umfassende Überwachung und Berichterstattung – Echtzeit-Dashboards und eine Reihe vordefinierter Berichte, die Benutzerinnen und Benutzern während der Prüf- und Compliance-Prozesse hervorragend unterstützen.
• Datensicherheit und -schutz – mit modernster Benutzerzugangsverwaltung, verschlüsselter Datenspeicherung und sicherer Datenübertragung.
• Vereinfachung geschäftlicher Compliance-Routine mit dem SCM-Bot – Optimierung von Geschäftsabläufen durch die Automatisierung täglicher Aktivitäten, wie z. B. die Erstellung und Zustellung von Berichten, das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen zu den Aufgaben unddem Zeitplan.
• Regelmäßige Aktualisierungen der verwendeten Standards bei jeder neuen Veröffentlichung.

Fazit

Angesichts der zunehmenden Veränderungen von schnelllebigen globalen Trends sind viele Unternehmen zu dem Schluss gekommen, dass Excel-Tabellen eher Probleme bereiten als eine effiziente Lösung für die Abwicklung von Compliance-Prozessen darstellen. Um mit den globalen Compliance-Trends Schritt zu halten, wechseln immer mehr Organisationen zu speziellen GRC-Lösungen.

Wenn Sie Infopulse SCM als Programm für Ihr Compliance-Management in Betracht ziehen, fordern Sie gerne eine Testversion an.