Eine Automatisierungslösung für alle Compliance-Probleme

Die Compliance ist keine Option mehr, sondern ein Muss. Wir werden in jeder Branche von Kopf bis Fuß gesteuert, geführt und durchreglementiert, angefangen bei dem öffentlichen Dienst bis hin zur Flugzeug- oder Raketenherstellung. Die Frage ist nur, wie Unternehmen die Konformität am effizientesten erreichen und aufrechterhalten können.

Die Implementierung, Verwaltung und Kontrolle kosten viel Aufwand und viele Ressourcen. Jedes Unternehmen muss mehr als nur eine Norm einhalten. Zum Beispiel werden ISO 27001/27002 für Informationssicherheits-Managementsysteme in der Regel von einigen branchenspezifischen Standards wie ASPICE®  oder HIPAA begleitet. Dadurch wird die Aufgabe sowohl umfangreicher als auch unrealistischer, wenn alle Compliance-relevanten Prozesse manuell abgewickelt werden. Somit ist die Automatisierung der Schlüssel zum Erfolg.

Was können wir erreichen?

Auch für viele technologisch fortschrittliche Unternehmen mit papierlosen Verfahren und jeder möglichen Automatisierung in der Verwaltung ist das Compliance-Management nach wie vor ein Problem. Von weniger digitalisierten, technologisch weniger ausgerüsteten Organisationen ganz zu schweigen. Einige von ihnen verlassen sich immer noch auf Standardpublikationen, Tabellenkalkulationen und Textaufzeichnungen, die manuell gespeichert und verteilt werden. Wenn ein Unternehmen an Größe zunimmt und mehr Standards einhalten muss, wird die Komplexität des Compliance-Managements zum Alptraum.

Heutzutage bietet die Technologie eine Vielzahl von Automatisierungslösungen (z. B. Compliance Aspekte). Moderne Compliance-Management-Anwendungen umfassen Funktionen, die von einfachen Workflow-Management-Tools bis hin zu hoch entwickelten Systemen mit Künstlicher Intelligenz (KI) reichen.

Der Kerngedanke hinter der Compliance-Automatisierung bezieht sich auf die Konsolidierung aller damit verbundenen Prozesse in einem Kontrollzentrum. Die Apps werden automatisch ausgeführt und bieten ein Toolset für kontinuierliche Statusüberwachung und -prüfung, Sicherheitsbewertungen im Selbstcheck, Risikoanalysen usw., ohne dass gelegentliche manuelle Stichproben notwendig werden würden.

Die Compliance-Überwachungstools übernehmen die Kontrolle, sobald eine Organisation die entsprechenden Anforderungen gemäß den Sicherheitsrichtlinien im System hochlädt. Es können Industrienormen, Standards, Systemkonfigurationen, Bestandsaufnahmen von IT-Ressourcen, Verfahren usw. sein. Die Software speichert mehrere Anforderungen und dazugehörige Bedingungen, um eine Live-Wissensdatenbank zu erstellen, die kontinuierlich aktualisiert wird. Wenn die Überwachungsfunktion aktiviert ist, zeigt das System in Echtzeit den Konformitäts- und Sicherheitsstatus einzelner Abteilungen oder der gesamten Organisation an.

Automatisierte Lösungen ersetzen nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand, sondern lassen den menschlichen Fehlern auch keine Chance. Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen zu tun haben. Die moderne Gesetzgebung legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Strafen für Datenschutzverletzungen sind gravierend. Die neuen Regelwerke wie die DSGVO betreffen jede Branche weit über die EU hinaus. Angesichts der Tatsache, dass sich gesetzliche Anforderungen oft ändern können, ist die Automatisierung von Compliance-Prozessen insbesondere für Anbieter in der Finanz- oder Gesundheitsbranche und im öffentlichen Dienst von Vorteil.

Vorteile der Compliance-Automatisierung:

• Reduktion des zeitlichen und finanziellen Aufwands für die Implementierung von Compliance, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere Initiativen konzentrieren können.
• Überwachung des Compliance-Status über konfigurierbare Dashboards;
• Entscheidungsfindung anhand von Risikobewertungen in Echtzeit;
• Festlegung einheitlicher Compliance-Anforderungen und -Richtlinien für das gesamte Unternehmen, unabhängig von den verwendeten Plattformen oder Infrastrukturtypen;
• Umfassende Kontrolle über die Risiken in der Organisation und bei den Drittanbietern, inkl. Warnmeldungen zu potenziellen Schwachstellen;
• Weniger manuelle, mit Risiken verbundene Operationen;
• Vermeidung von Compliance-Verstößen und Datenschutzverletzungen;
• Beseitigung von inkonsistenten Daten und Doppeleinträgen;
• Generieren von umfassenden Compliance-Audit-Berichten.

Mögliche Fallen

Nachteile der Automatisierung sind auf den ersten Blick kaum vorstellbar. Schließlich ist es eine hervorragende Möglichkeit, redundante Prozesse an Maschinen zu delegieren, Kosten einzusparen und das Compliance-Datenmanagement zu rationalisieren, um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu verringern. Allerdings gibt es einige unerwartete Auswirkungen. In den Bereichen wie dem der Compliance können automatisierte Lösungen nicht zu 100% unabhängig von der menschlichen Überwachung laufen.

Sowohl in der Implementierungs- als auch in der Verwaltungsphase ist viel Aufwand erforderlich, um kontinuierlich überprüfen zu können, ob alle Tools und die entsprechenden Prozesse wie erwartet ausgeführt werden. Selbst die besten Softwarelösungen sind aufgrund falscher Eingaben leider immer noch fehleranfällig, daher ist die Aufmerksamkeit des Personals erforderlich. Allein die Tatsache, dass jede Organisation ihren eigenen Satz an gesetzlichen Anforderungen haben kann, ist Beweis genug dafür, dass wir die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers nicht ausschließen sollten.

Beachten Sie bitte Folgendes beim Aufbau Ihres automatisierten Compliance-Systems:

• Stellen Sie regelmäßig sicher, dass die automatisierten Kontrollen ordnungsgemäß ablaufen;
• Prüfen Sie außerdem, ob die automatisierten Prozesse genau wie entworfen verlaufen;
• Sammeln und speichern Sie viel mehr Daten, als es normalerweise bei der Organisation der Fall war;
• Treffen Sie die richtige Auswahl bei bewährten Anbietern, wenn Sie bei Gesetzesänderungen auf deren Service und die rechtzeitigen Aktualisierungen angewiesen sind.

Bahn frei für automatisierte Compliance

Keine automatisierte Lösung ist vollständig unfehlbar, aber ihre Vorteile liegen auf der Hand. Durch die Eliminierung menschlicher Interaktionen in Compliance-Workflows werden Kosten gespart und Risiken gemindert, die Effizienz steigt.

Einige Lösungen enthalten eine Reihe an vorintegrierten Standards. In erster Linie sind es die Normen, die sich auf die Informationssicherheit und den Datenschutz beziehen, z. B. ISO 27K-Serie und DSGVO. Standards, die für die Automatisierung am besten geeignet sind, sind Vorschriften, die die Datenmanagementprozesse dahingehend genau regeln, wie die Daten gesammelt, verwaltet und genutzt werden sollen.

Mit Hilfe moderner Anwendungen kann man die Compliance-Wartung signifikant verbessern und vereinfachen, verwandte Prozesse rationalisieren und Betriebskosten senken, von der Implementierung bis zur Zertifizierung.

Lassen Sie sich von Infopulse GmbH-Experten beraten, wie Sie Ihre Compliance-Herausforderungen effizient angehen, die Schwachstellen beseitigen und das gesamte System auf ein völlig neues Niveau bringen.